Reoprting: Laufende Information und gute Dokumentation

Die Information der Beteiligten und Vorgesetzten ist ein wichtiger Bestandteil einer effektiven Projektsteuerung und kritisch, um die Unterstützung für die Umsetzung zu erhalten.


Mit einer Projektcharter wird die Aufgabe definiert und klar abgegrenzt, was (nicht) dazugehört. Während der Arbeit werden Statusberichte gegeben, in einem vom Thema und Dauer des Gesamtprojekts abhängigen Rhythmus. Den Abschlussbericht gibt es dann noch in Form eines 8D-Reports als Industriestandard für QM und Fehlermgmt sowie leicht angepasst allgemein für Projektabschlüsse.

Die Erstellung der Berichte in unserer Tool-Box-Applikation hat drei entscheidende Vorteile:
  1. Der Aufwand wird durch die standardisierte Form begrenzt, so dass kurze und präzise Dokumente entstehen.
  2. Informationen und Fortschritt werden dokumentiert, sind nachvollziehbar und stehen bspw. für Kunden- oder QM-Audits direkt zur Verfügung.
  3. Automatisch wird ein Wissenspool für das Unternehmen aufgebaut, auf den bei „neuen“ Problemen einfach zugegriffen werden kann.

Projektcharter
  • Startpunkt eines Projekts, um den Auftrag und die thematischen Grenzen klar festzulegen. Damit werden insb. auch die Erwartungen aller Beteiligten (und der Vorgesetzten) geklärt.
  • Vier Bereiche werden beschrieben: Projektziel, Projektinhalt, Im Fokus und Nicht im Fokus

Zwischenbericht
  • Laufende Information über das Projekt ist für die notwendige Abstimmung und die Umsetzung der Maßnahmen wichtig. Überraschungen sollen vermieden, notwendige Unterstützung zeitnah bereitgestellt und die Unternehmensleitung laufend eingebunden werden.
  • Die Frequenz der Zwischenberichte ist abhängig von Projektdauer und Inhalt. So kann ein über zwei Wochen laufendes Projekt zu einer Fehlerkorrektur tägliche Statusupdates erfordern, während für die Änderung des Produktionslayouts zur Reduktion der Durchlaufzeit ein monatlicher Fortschrittsbericht ausreichend sein kann.
  • Es wird der Status zu den Bereichen Zeitplan, Budget, Ressourcen, Ergebnis und Risiko abgefragt, um einen schnellen Überblick zu erhalten.
  • In vier Bereichen werden dann ausführlichere Informationen mit den Adressaten geteilt: 1) Aktionen im Berichtszeitraum, 2) Bisherige Ergebnisse und Ausblick auf Zielerreichung, 3) Nächste Schritte mit Was/Wer/Wann und 4) Unterstützungsbedarf / Risiken.
  • Bei aller Standardisierung im Layout und den Kategorien bleibt Freiraum für eine dem Projekt und dem Unternehmen angemessene Kommunikation.

Abschlussbericht
  • Ziel ist es, einen klaren, aber dennoch übersichtlichen Überblick über das abgeschlossene Projekt zu geben. Das kann naturgemäß auf sehr unterschiedliche Art und Weise erfolgen.
  • Wir haben uns für den 8D-Report entschieden, einmal klassisch für QM und Fehlermgmt und eine Version mit leicht angepassten Bereichen für alle anderen Projekte.
  • Ergänzend können umfassendere Projektinformationen und -präsentationen angefügt werden, wodurch eine belastbare Dokumentation erreicht wird.

8D-Report QM und Fehlermgmt
Diese Form der Dokumentation ist Standard für den Austausch zwischen Unternehmen, wenn bspw. ein Kunde einen Bericht zu einer Reklamation aufgrund eines technischen Fehlers anfordert. Er beschreibt die in der Risikoanalyse identifizierten Ursachen und Korrekturmaßnahmen sowie ggf. die Softortmaßnahmen als Zwischenlösung.
  • D1 Problembeschreibung
  • D2 Zusammenstellen eines Teams
  • D3 Sofortmaßnahmen
  • D4 Ursache(n) feststellen
  • D5 Planen von Maßnahmen
  • D6 Einführen der Maßnahmen
  • D7 Fehlerwiederholung verhindern
  • D8 Würdigen der Teamleistung

8D-Report Projektmgmt
Für alle anderen Projekttypen wurden die Bereiche D3 bis D6 angepasst, um Zielerreichung, Maßnahmen und Erfahrungen passend abzubilden.
  • D1 Problembeschreibung
  • D2 Zusammenstellen eines Teams
  • D3 Umgesetzte Maßnahmen
  • D4 Zielerreichung
  • D5 Weitere Maßnahmen (Control)
  • D6 Folgeprojekte
  • D7 Erfahrungen & Empfehlungen
  • D8 Würdigen der Teamleistung

Diese Berichte sind in unserem Werkzeugkasten integriert als Teil unseres Angebots für Produktivitätswerkzeuge und Wissenspool. Die zugehörige Software-Applikation ist (private-) Cloud-basiert und damit sofort überall verfügbar. Sie kann einfach individualisiert und ergänzt werden.

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